10 نصائح خفيفة بـ Gmail لتبسيط وإدارة البريد الوارد بكفاءة

Gmail هو أكثر من مجرد خدمة بريد إلكتروني؛ ولكن أيضًا أداة قوية لإدارة حياتك الرقمية، فإن إدارة البريد الإلكتروني بكفاءة لا تتعلق فقط بإبقاء صندوق الوارد الخاص بك عند الصفر، بل تتعلق باستخدام النصائح والحيل الصحيحة.

يمكنك تحويل التجربة بريد جوجل وحوّل بريدك الوارد الفوضوي إلى صندوق بريد مرتب، دعنا نستكشف بعض النصائح البسيطة والفعالة لتحسين استخدامك بريد جوجل وتخزينها.

تنشيط الإشعارات ذات الأولوية العالية: إذا كنت تتلقى عددًا كبيرًا من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا، فقم بتنشيط الإشعارات ذات الأولوية العالية فقط لتلقي تنبيهات للرسائل المهمة. بريد جوجل الذكاء الاصطناعي لتحديد أهم رسائل البريد الإلكتروني، مما يقلل من تكرار الانقطاعات.

فيما يلي الخطوات البسيطة لتنشيطه

اذهب إلى بريد جوجلحدد أيقونة “الإعدادات” في الزاوية اليمنى العليا، وحدد علامة التبويب “البريد الوارد”، وفي البريد الوارد، انقر فوق “القسم”، وحدد “البريد الهام”، وحدد “تخصيص” لتخصيص إعدادات البريد الوارد ذات الأولوية، واختر أقسام البريد، وإظهار البريد الوارد الذي تريد تحديد حفظ التغييرات في أسفل الصفحة.

استخدم ميزة إرسال الجدول الزمني

يمكن أن يساعدك تخطيط رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في إدارة وقتك والتأكد من إرسال الرسائل في الوقت المناسب، حيث تتيح لك ميزة جدولة الإرسال القيام بذلك.

بعد إنشاء بريدك الإلكتروني، انقر فوق القائمة المنسدلة بجوار زر الإرسال وحدد “جدولة الإرسال” لاختيار الوقت الذي تريد إرسال بريدك الإلكتروني فيه. يمكن لهذه الميزة أيضًا توفير الوقت والتأكد من إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في الوقت المحدد.

تمكين الرد الذكي والكتابة الذكية يتم استخدام ميزة الرد الذكي والكتابة الذكية في بريد جوجل الذكاء الاصطناعي للتنبؤ بما ستكتبه بعد ذلك، وتقديم اقتراحات لإنهاء جملك. يمكن أن يوفر هذا قدرًا كبيرًا من الوقت، خاصة عند كتابة نفس رسائل البريد الإلكتروني الروتينية القديمة.

يمكنك تمكين هذه الميزات في علامة التبويب “الإعدادات العامة”، حيث تعد اختصارات لوحة المفاتيح عبارة عن اختصارات للوحة المفاتيح بريد جوجل أداة مُغيرة لقواعد اللعبة للتنقل في بريدك الوارد بشكل أكثر كفاءة.

انتقل إلى الإعدادات، راجع كافة الإعدادات > عام > اختصارات لوحة المفاتيح وقم بتشغيلها، وتعرف على الاختصارات مثل “ج“لإنشاء و”ص” للرد، و”#” للحذف، اضغط على “حفظ التغييرات”، وبذلك تكون قد انتهيت من التنظيم باستخدام التصنيفات.

تعتبر التصنيفات والمرشحات أدوات فعالة للحفاظ على تنظيم صندوق الوارد الخاص بك. يمكنك إنشاء تسميات لمشاريع أو مرسلين مختلفين وإعداد عوامل التصفية لتطبيق هذه التصنيفات تلقائيًا على رسائل البريد الإلكتروني الواردة.

لا تساعدك طريقة التنظيم هذه على تحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني فحسب، بل تساعدك أيضًا في العثور عليها لاحقًا.

حدد رسائل البريد الإلكتروني المراد تصنيفها:

في صندوق الوارد الخاص بك، حدد رسائل البريد الإلكتروني التي تريد تصنيفها عن طريق النقر فوق مربع الاختيار الموجود بجوار كل بريد إلكتروني.

انقر على أيقونة التسمية الموجودة أعلى الواجهة بريد جوجلسترى رمز الملصق (يشبه علامة السعر).

اختيار تصنيف أو إنشاؤه: في القائمة المنسدلة، يمكنك اختيار تصنيف موجود أو إنشاء تصنيف جديد بالنقر فوق إنشاء جديد. تطبيق التصنيف: بعد تحديد تصنيف أو إنشائه، انقر فوق “تطبيق” لتعيين التصنيف لرسائل البريد الإلكتروني المحددة.

استخدام النماذج للرسائل المتكررة إذا قمت بإرسال نفس الردود بشكل متكرر، فيمكن للنماذج القيام بذلك بريد جوجل وهذا يوفر عليك الكثير من الوقت.

قم بتمكين هذه الميزة في علامة التبويب “الإعدادات المتقدمة”؛ بعد ذلك، عند إنشاء بريد إلكتروني، انقر فوق النقاط الثلاث في الزاوية اليمنى السفلية وحدد “قوالب” لإنشاء أو إدراج رد مكتوب مسبقًا.

استخدام الوكزات تذكرك ميزة الوكزات بريد جوجل من خلال متابعة رسائل البريد الإلكتروني التي ربما تكون قد تسللت عبر الشقوق أو الرد عليها.

ويستخدم الذكاء الاصطناعي لتحديد رسائل البريد الإلكتروني التي من المحتمل أن تتطلب الرد.

لتشغيل هذه الميزة، انتقل إلى الإعدادات، ثم علامة التبويب عام، ثم قم بالتمرير لأسفل إلى الدفع. استخدام التراجع عن الإرسال ربما تقوم بإرسال بريد إلكتروني ثم تندم عليه، حيث لا يمكنك إلغاءه، حيث أن ميزة التراجع عن الإرسال في بريد جوجل كمنقذ.

يمكنك ضبط فترة الإلغاء (حتى 30 ثانية) في الإعدادات. يمنحك هذا نافذة مختصرة لسحب البريد الإلكتروني بعد إرساله.

البحث المتقدم يمكن لميزة البحث المتقدم بريد جوجل يوفر عليك الوقت عند البحث عن رسائل بريد إلكتروني محددة.

من خلال النقر على شريط البحث، يمكنك الوصول إلى القائمة المنسدلة لتحديد المعلمات مثل المرسل والمستلم والكلمات الرئيسية وما إلى ذلك، من أجل بحث أفضل.

وضع عدم الاتصال بالإنترنت في بعض الأحيان، تنتظر وصول الإنترنت لقراءة رسالة بريد إلكتروني معينة والرد عليها، وليس بعد الآن.

يتيح لك وضع عدم الاتصال بالإنترنت بريد جوجل قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها والبحث فيها دون الوصول إلى الإنترنت.

بمجرد عودتك للاتصال بالإنترنت، سيتم الإرسال بريد جوجل الردود المصاغة تلقائيا.

من خلال دمج هذه النصائح العشرة حول الإنتاجية في روتين بريدك الإلكتروني اليومي، يمكنك تحسين كفاءتك بشكل كبير وتقليل الوقت الذي تقضيه في إدارة البريد الوارد الخاص بك.